"رویه اداره ثبت شرکت ها در "وکالت و نمایندگی در جلسه مجمع عمومی شرکت سهامی

• جلسه مجمع عمومی

جلسه مجمع عمومی صاحبان سهام جلسه ای خصوصی است و فقط سهامداران حق حضور دارند.پلمپ دفاتر  به منظور کنترل این امر و جلوگیری از ورود غیر سهامدار طبق ماده 99 "لایحه" اخذ ورقه ورود به مجمع الزامی است و فقط سهام دارانی حق ورود به جلسه مجمع را دارند که ورقه ورودی را دریافت کرده باشند.
دریافت ورقه ورود در روز تشکیل مجمع و پیش از انعقاد آن نیز بلامانع باشد. اخذ ورقه ورود به مجمع مستلزم ارائه برگه سهام ، کارت شناسایی و مدارک مثبت سمت از جمله نمایندگی، وکالت و قیمومیت است.
شرکت های سهامی عام که چندین هزار سهامدار دارند معمولاَ چند روز قبل از تاریخ تشکیل جلسه مجمع عمومی، در واحد امور سهام ، برگه ورود به جلسه را صادر و تحویل می نمایند. البته این موضوع باید در آگهی دعوت مجمع قید شود.
طبق ماده 99 "لایحه" لازم است از سهامداران حاضر در جلسه صورتی ترتیب داده شود که هویت کامل، اقامتگاه، تعداد سهام و تعداد آرای هر یک قید و به امضای آنان رسانده شود. بر اساس ضوابط فعلی اداره ثبت شرکت ها این لیست باید شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی، کد پستی، شماره شناسنامه، تعداد سهام و سمت امضا کننده (اعم از سهام دار ، وکیل و یا نماینده) باشد.

وظیفه تهیه برگه ورود به جلسه و لیست حاضران به عهده هیات مدیره شرکت خواهد بود، زیرا دفتر ثبت سهام شرکت در محل شرکت نگاهداری می شود و هیات مدیره موظف است با عنایت به مفاد دفتر ثبت سهام ، در مورد سهام بانام و با ملاحظه اصل برگه سهام بی نام، مالکیت سهامداران را احراز و بر مبنای آن فهرست حاضران در جلسه را تهیه نماید.
در ماده 255 "لایحه" ضمانت اجرای عدم تهیه فهرست مذکور برای رئیس و اعضای هیات مدیره شرکت پرداخت جزای نقدی از بیت هزار تا دویست هزار ریال پیش بینی شده است.
از آن جایی که اصل صورت حاضران در جلسه باید به اداره ثبت شرکت ها ارائه شود تهیه آن در دو نسخه و نگهداری یک نسخه در محل شرکت توصیه می شود.
ضروری است سهامداران حاضر این فهرست را قبل از ورود به محل برگزاری جلسه مجمع عمومی امضا کنند زیرا مشاهده شده سهامداران بدون امضای فهرست وارد مجمع شده و وقتی موارد مطرح مجمع را موافق تصمیم و خواسته خود ندیده اند جلسه را ترک کرده اند. هیچ دلیل و مدرک دیگری مثل شهادت شهود و یا فیلم و عکس نمی تواند جایگزین فهرست امضا شده حاضران باشد.

• وکالت و نمایندگی در جلسه مجمع عمومی

چنانچه اشخاصی به نمایندگی از اشخاص حقوقی یا وکالتاَ از طرف سهامدار و یا ولایتاَ از طرف صغار لیست حاضران در مجمع را امضا می کنند ضروری است اسناد و مدارک سمت خود را در همان زمان ارائه دهند تا پیوست لیست امضا شده شود.
طبق ماده 102 "لایحه" حضور وکیل یا قائم مقام قانونی صاحب سهم و حضور نمایندگان شخص حقوقی، به شرط ارائه مدرک وکالت یا نمایندگی، به منزله حضور صاحب سهم است.
در این ماده ذکری از لزوم رسمی و محضری بودن وکالت نامه یا برگه نمایندگی نشده است. معمولاَ برگه نمایندگی اشخاص حقوقی بر روی سربرگ شرکت و با امضای نماینده تنظیم می شود. شخص حقوقی می تواند به یک یا چند نفر به صورت متفق و یا منفرد برای حضور در جلسه و اعمال حق رای نمایندگی بدهد ولی فقط یک نفر از نمایندگان می تواند جزء هیات رئیسه مجمع باشد و انتخاب بیش از یک نفر از اعضای هیات رئیسه از بین نمایندگان متعدد شخص حقوقی باعث ابطال تصمیمات و مصوبات آن مجمع خواهد شد.
در مورد صغار و مجانین ارائه اسناد سجلی و قیم نامه صادر شده از اداره سرپرستی کفایت می کند.
از بحث برانگیزترین موارد در مجمع عمومی و وکالت نامه های سهامداران جهت حضور در جلسات است. در حال حاضر رویه اداره ثبت شرکت ها این است که چنانچه شخصی به وکالت از سهامدار در مجمع حاضر شده و عضو هیات رئیسه مجمع شود وکالت نامه وی الزاماَ باید به صورت محضری و رسمی تنظیم شده باشد ولی برای صرف حضور در مجامع عمومی و اعمال حق رای وکالت نامه عادی پذیرفته می شود.

معمولاَ مسئولین امور سهام شرکت ها با اخذ وکالت نامه عادی و تطبیق امضای ذیل آن، با امضای سهام دار که در شرکت موجود است، برگه ورود به جلسه را صادر و به وکیل سهامدار تسلیم می کنند. در وکالت نامه های گروهی و جمعی که تعداد زیادی از سهامداران به شخص واحدی وکالت می دهند، تصدیق امضای سهامداران برای رفع شبهه و احراز اصالت وکالت ها توسط مراجع ذیربط از جمله دفاتر اسناد رسمی، وکلای دادگستری ، مسئول کارگزینی در مورد کارکنان شرکت که سهام دارند ضروری است. در "لایحه" ضرورتی برای رسمی بودن وکالت نامه های حضور در جلسات مجمع عمومی مشاهده نمی شود.
در صورتی که سهامدار به شخص دیگری برای حضور در مجمع وکالت داده باشد، اما شخصاَ زودتر از وکیل در جلسه مجمع نیست؛ زیرا فقط یکی از آن ها حق حضور در جلسه را خواهد داشت.